Fonctionnement
Voici quelques informations sur des questions administrative qui nous sont souvent posées.
Obtenir un badge d’accès au bâtiment
Comment réserver une salle ?
Se faire connaître par les secrétariats de l’IREMS
Paiements des heures, autorisation de cumul, etc.
Quelles sont les modalités à suivre pour un départ en mission ?
Imprimer ou éditer des documents ?
Gestion des vidéos à l’IREMS de Paris
Emprunt de matériel à l’IREMS
Venir à l’IREMS
Obtenir un badge d’accès au bâtiment
Dans le bâtiment Sophie Germain, aucun badge n’est nécessaire pour monter par les escaliers jusqu’au 2ᵉ étage compris. Il vous faut nécessairement un badge pour prendre l’ascenseur ou pour accéder à pied aux étages à partir du 3ᵉ.
Les demandes de badge concernant l’IREMS doivent être centralisées par les responsables de groupe IREMS, puis sont transmises à Jérôme Barberon qui effectue les demandes et récupère les badges.
Comment réserver une salle ?
Il est possible de réserver une salle pour un groupe de travail, pour une réunion, pour une formation, etc. L’IREMS dispose au 8ᵉ d’une petite salle (salle 8007), d’une salle de réunion (8036) et peut utiliser la salle des conseils (salle 8029). Il est aussi possible d’utiliser des salles de cours dans le bâtiment Sophie Germain ou à l’Université (pour information le plan du quartier et le plan de la Halle aux Farines).
En fonction de la période demandée, du type de salle visé, etc. la demande peut prendre plus ou moins de temps. Par ailleurs, le secrétariat (Audrey Janicot) ne peut pas se permettre d’interrompre plusieurs fois par jour le travail en cours pour gérer des réservations de salle dans l’urgence. Il faut anticiper ! Les réservations du premier semestre (aout-janvier) se font à partir du mois de juillet, les réservations du second semestre (janvier-juillet) se font à partir du mois de novembre.
- Vous souhaitez réserver : les demandes se font via un questionnaire (lien ci-dessous).
- Vous avez perdu le numéro de la salle réservée ? Il est possible de consulter les réservations effectuées (lien ci-dessous). Ce lien peut être communiqué aux participants pour qu’ils retrouvent facilement la salle réservée.
- Vous avez fait une réservation, et vous souhaitez l’annuler ? Il est très important de le signaler à Audrey Janicot pour qu’elle puisse annuler la réservation (l’Université est très tatillonne concernant les salles réservées et non utilisées).
Se faire connaître par les secrétariats de l’IREMS
Si vous travaillez à l’IREMS, les secrétariats de l’IREMS ont régulièrement besoin de renseignements administratifs (pour les contacts d’organisation, pour la mise en place des stages avec les rectorats, pour le paiement des heures, pour les missions, etc.). Un questionnaire en ligne est à remplir obligatoirement en début d’année scolaire pour chaque nouvelle personne arrivant à l’IREMS et à mettre à jour régulièrement ensuite (changement de mail, d’établissement, de statut, etc.).
Il est nécessaire que les informations qu’il contient soient à jour pour nous permettre une meilleure communication et diffusion de l’information. Il est possible de modifier les informations données, un lien vous est transmis à cet effet dans le mail d’accuser de réception (gardez-le précieusement !).
Paiements des heures, autorisation de cumul, quels sont les rouages administratifs à suivre impérativement ?
Que ce soit pour la participation aux groupes de travail ou l’animation de stages de formation, le travail à l’IREM peut être amené à être rémunéré. Techniquement plusieurs mises en place sont possibles (paiement d’HSE par le rectorat, paiement d’heures complémentaires par l’Université paris Diderot). Nous n’arrivons pas à payer chaque année toutes les heures dues, mais nous gardons trace de toutes les heures faites (sauf quand la personne concernée refuse ces heures, ne peut techniquement pas être payée, ou ne répond pas à nos sollicitations).
La toute première année dans un groupe de l’IREM n’est pas rémunérée.
Le paiement d’heures nécessite le montage d’un dossier. Ce dossier est à constituer par vos soins avec l’aide du secrétariat de l’IREM (Myriam Mokeddem) C’est un travail qui demande un peu de patience et de suivi. Aucun paiement ne pourra être fait sans ce dossier et sans votre participation active au montage du dossier.
1) Autorisation de cumul ?
Dans la plupart des cas il est nécessaire d’avoir une autorisation de cumul de son institution de rattachement. Suite à la demande que nous effectuons par email, nous vous conseillons d’entamer très rapidement la procédure, car celle-ci peut s’avérer longue (plusieurs mois). Sans cette autorisation aucun paiement n’est possible.
C’est votre institution de rattachement qui fournit le document à compléter et à faire signer. L’autorisation couvre en général une année scolaire et précise un nombre maximal d’heures. Elle doit être complétée en contact avec Myriam Mokeddem
2) Contrat de recrutement ou de renouvellement ?
Quand vous êtes payés par l’Université Paris Diderot, nous vous demanderons de remplir un dossier « demande de recrutement », pour éviter toute erreur, merci de bien lire le mail d’accompagnement de Myriam Mokeddem précisant quelles cases sont à compléter (les renseignements à donner et les documents à fournir dépendent de votre statut).
À savoir que si vous n’avez pas travaillé à l’IREM l’année précédente, vous êtes considérés en recrutement (et non en renouvellement), vous devez donc nous fournir toutes les pièces justificatives (n’oubliez pas de cocher/remplir les cases du dossier).
Quelles sont les modalités à suivre pour un départ en mission ?
[NB : l’IREMS de Paris gère le budget du GIS ADIREM, dans ce cadre il peut être amené à faire des OM, la procédure à suivre est ici]
L’IREMS finance certains déplacements. C’est le cas pour :
- les animateurs et animatrices de l’IREMS qui présentent leurs travaux lors de colloques (Copirelem, Corfem, journées Apmep, etc.). Les demandes de prise en charge sont à adresser à la direction (Christophe Hache).
- les membres des commisions inter-IREM, du conseil scientifique des IREM, etc. Dans ce cas, les demandes transitent par le ou la responsable de la commission.
Une fois le principe de la mission accepté (et un budget arrêté) et bien avant la mission, il faut contacter Myriam Mokeddem pour qu’elle établisse un ordre de mission.
Aucun déplacement en mission ne doit se faire sans un ordre de mission !
Lors d’une première mission financée par l’Université Paris Cité
Un dossier doit être constitué. Cela peut prendre du temps. Contacter Myriam Mokeddem le plus rapidement possible.
Pour toutes les missions
Déclarez-vous très à l’avance à Myriam Mokeddem. Elle vous enverra un document à remplir concernant la mission.
À titre indicatif, les frais pris en charge sont au maximum de 60 € par nuit, 15,25 € par repas, 7,60 € par repas administratif. Les transports sont pris en charge au maximum à hauteur d’un billet de train seconde classe. Il est possible d’utiliser un logement de type Airbnb, mais il faut fournir une facture nominative.
Attestation de non-prise en charge
Dans le cas où vous êtes rattaché à une autre insitution, il est nécessaire de demander un ordre de mission sans frai ou une attestation de non-prise en charge, afin de garantir aux services de Paris Cité qu’il n’y aura pas de double financement.
Au retour de votre mission
Myriam Mokeddem vous envoie un document à remplir qui récapitule les pièces justificatives que vous fournissez (liste) et les montants concernés. Il est possible de scanner les documents dans un premier temps, mais l’administration nous demande d’archiver les originaux, ils doivent donc être transmis à Myriam Mokeddem.
Au-delà de deux mois après votre retour de mission, le service comptable peut rejeter le remboursement si aucun dossier avec pièces justificatives n’a été soumis.
Pour les impressions à faibles tirages, nous disposons dans nos locaux d’une imprimante, les tirages plus importants sont faits à la reprographie centrale de l’Université. De façon générale, le service de la reprographie est un service payant, les demandes sont validées par la direction de l’IREMS.
Pour les impressions liées aux stages IREMS voir avec la gestionnaire chargée des formations continues.
Pour les tirages des publications éditées par l’IREMS, voir avec le bibliothécaire.
Dans tous les cas, merci d’anticiper vos demandes.
Gestion des vidéos à l’IREMS de Paris
La plateforme vidéo de l’IREM de Paris est ici https://video.irem.univ-paris-diderot.fr/.
Elle repose sur le logiciel Peertube. Elle est organisée en “Chaines” thématiques (séminaires, journées Maths monde, Math’club, etc.).
Pour toute question, ou pour développer un projet particulier, contacter Audrey Janicot.
Sauf mention contraire, la diffusion se fait sous licence 
La fiche d’autorisation de tournage et de mise en ligne est ici.
Emprunt de matériel à l’IREMS
L’IREMS gère un stock de matériel audiovisuel (financé essentiellement par l’IREMS et le LDAR). Il peut être amené à prêter du matériel audiovisuel aux membres des groupes de travail, mais également aux membres et doctorants du LDAR, ponctuellement aux membres du réseau des IREM, etc.
Le matériel en question
Cela peut concerner du matériel de captation pour des observations en classe (dictaphones, caméras, appareil photo, etc.), du matériel de formation ou de réunion en visioconférence (ordinateurs, micros – hauts parleurs, webcam d’ambiance, petite caméra pour vidéo-projeter des documents manuscrits, etc.). Il est aussi possible de demander l’achat d’un matériel, ne pas hésiter à poser des questions.
1ʳᵉ étape : réservation
Il est important de savoir si le matériel souhaité existe à l’IREMS est disponible à la date souhaitée, etc. Il faut donc anticiper, réserver, prendre rendez-vous. Cela se fait auprès d’Audrey Janicot. Si l’enjeu est important, il est préférable de venir faire des essais.
2ᵉ étape : emprunt
- Les lundis, mardis et vendredis, l’emprunt peut se faire bureau 8007 à l’IREMS, auprès d’Audrey Janicot.
- Les mercredis et jeudis, l’emprunt peut se faire à la bibliothèque de l’IREMS auprès de Jérôme Barberon.
Dans les deux cas, il faut prendre rendez-vous avec Audrey Janicot.
Lors de l’emprunt, un registre est complété avec la liste du matériel emprunté et la date de retour.
3e étape : retour
Mêmes modalités que pour l’emprunt. La date de retour prévue est importante : il se peut que le matériel soit réservé ensuite en fonction de cette date.
L’IREMS est situé au 8ᵉ étage du bâtiment Sophie Germain de l’Université Paris Cité (Paris 13ᵉ, Place Aurélie Nemours).
Organisation des bureaux :
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